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A5: Einführung von "campai" als zentrale Mitgliederverwaltungssoftware

Diese Tabelle beschreibt den Status, die Antragstellerin und verschiedene Rahmendaten zum Antrag
Rahmendaten zum Antrag
Veranstaltung:Bundesdelegiertenversammlung 2024
Antragsteller*in:Bundesvorstand und Landesvorstand
Status:Eingereicht
Antragshistorie:
Version 1(15.10.2024)
Version 2(17.10.2024) Änderungen anzeigen
Version 3(26.10.2024) Änderungen anzeigen

Antragstext

Die Bundesdelegiertenversammlung möge beschließen:

Die vorgestellte cloudbasierte Vereinsplattform-Software „campai“ wird für die
zentrale Mitgliederverwaltung des KDFB auf allen verbandlichen Ebenen
ausgewählt. Damit verbunden ist die Vereinbarung zur Umsetzung einheitlicher
Standards zur Nutzung sowie eines Rechtekonzeptes, das für alle Ebenen und
Benutzerinnen ein datenschutzkonformes Arbeiten ermöglicht.

Die ausgewählte Software stellt Schnittstellen zu bestehenden
Veranstaltungsverwaltungssystemen der Bildungswerke sicher. Ein integriertes
Veranstaltungsmanagement kann auf Anfrage beauftragt werden.

Implementierungsjahr 2025

  • Der Bundesverband ist Vertragspartner für den Softwareanbieter. Er
    übernimmt die Kosten der Implementierungsphase und der laufenden
    Mietkosten im Jahr 2025. Die Ausgaben werden aus der bereits gebildeten
    Rücklage „Mitgliederverwaltungssoftware“ finanziert. Diese Rücklage wird
    mit dem Jahresabschluss 2024 durch Rücklagenumschichtung auf die
    notwendige Höhe aufgestockt, so dass der laufende Haushalt 2025 nicht
    belastet wird.
  • Der Landesverband finanziert und stellt das Personal für die
    Implementierungsphase, um die Diözesanverbände u.a. mit einer
    Kommunikations- und Schulungsstrategie bei der Implementierung der
    Software in Diözesan- und Zweigvereinsebene zu unterstützen. Diese
    Personalressourcen sind ergänzend zu der Projektleiterin, die 2024 bereits
    für zwei Jahre beauftragt und von Landes- und Bundesvorstand gemeinsam
    finanziert wird.

Aufbaujahre 2026 bis 2030

  • Ab 2026 betragen die laufenden Kosten für die Software durch eine
    vertraglich vereinbarte Preisgarantie 1,30 Euro pro Mitglied und Jahr.
  • Die laufenden Kosten für die Software werden in den ersten fünf Jahren
    zwischen Diözesanverbänden, dem Landesverband und dem Bundesverband
    aufgeteilt. Die genaue Aufteilung wird transparent zwischen den
    betroffenen Ebenen gemeinsam abgestimmt und 2025 durch den Bundesausschuss
    beschlossen. Eine finanzielle Beteiligung der Zweigvereine ist in dieser
    Phase nicht vorgesehen.

Ziel ist die vollständige Implementierung der Software in allen Ebenen bis 2030
und somit Stabilität für den Verband. Durch eine einheitliche
Mitgliedererfassung eröffnen sich neue Wege der Zusammenarbeit, Kommunikation
und eine Stärkung der Wirkungsketten des KDFB nach innen und außen.
Ehrenamtliche Führungskräfte werden langfristig entlastet und zugleich in ihrer
Arbeit vor Ort gestärkt. Ab 2031 müssen die laufenden Kosten der
Mitgliederverwaltungssoftware aus dem Beitragsanteil für die Bundesebene
getragen werden.

Begründung

Begründung
Die Bundesdelegiertenversammlung hat 2023 eine Steuerungsgruppe zur Einführung einer einheitlichen Mitgliederverwaltungssoftware eingerichtet und einen Zeitplan beschlossen. Wie beim Bundesausschuss 2024 berichtet, konnte die Projektleiterin ihre Tätigkeit erst im März 2024 beginnen, so dass der BAS noch keine Beauftragung beschließen konnte. Dies wird nun durch die Bundesdelegiertenversammlung vorgenommen. Vor und während der Bundesdelegiertenversammlung wird die ausgewählte Software ausführlich vorgestellt.

Ergänzende Erläuterungen
Implementierung bedeutet die Anpassung der Software auf den KDFB und Bereitstellung für die Nutzung. Dabei entstehen einmalige Kosten für individuelle Programmierungen, Schulung und Materialien für die Einführungsphase.

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